Guide e inventari hanno la funzione di orientare il pubblico interessato alla consultazione ragionata dei documenti. Per i volumi a stampa si prescelgono le panoramiche d'insieme, oppure i fondi documentari di interesse eccezionale.

Rispetto alla base dati on line le pubblicazioni offrono, in più, la ricostruzione del contesto: nel caso di documenti d'ufficio, la storia amministrativa; nel caso di archivi personali di dirigenti o collaboratori, i profili di carattere biografico, e talvolta di storia familiare.