Sistemi di segnalazione delle violazioni Whistleblowing

In linea con le disposizioni previste dal D.Lgs. 24/2023, a partire dal 15 luglio 2023, viene ampliata la platea dei possibili segnalanti. Possono effettuare una segnalazione whistleblowing:

• i lavoratori dipendenti e i lavoratori autonomi che svolgono o hanno svolto la propria attività lavorativa presso il Gruppo;
• i titolari di un rapporto di collaborazione professionale di cui all’articolo 409 c.p.c. (ad esempio, rapporto di agenzia) e all’art. 2 D.Lgs. 81/15 (collaborazioni organizzate dal committente);
• i lavoratori o collaboratori che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi e svolgono o hanno svolto la propria attività lavorativa presso il Gruppo;
• i liberi professionisti e i consulenti che svolgono o hanno svolto la propria attività lavorativa presso il Gruppo;
• i volontari e i tirocinanti (retribuiti e non retribuiti);
• gli azionisti (persone fisiche);
• le persone con funzione di amministrazione, controllo, vigilanza o rappresentanza (di seguito esponenti).
  

Il processo Whistleblowing, che integra gli altri sistemi e processi di segnalazione attivi in Azienda, consente di segnalare con la massima garanzia di riservatezza, violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di Intesa Sanpaolo e delle Società del Gruppo di cui si è venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo, o sulla base della relazione giuridico-economica intercorrente con il Gruppo, tutelando il segnalante da possibili comportamenti ritorsivi o discriminatori.

Si precisa che il canale Whistleblowing non è destinato alla ricezione di reclami inoltrati da clienti o richieste di natura operativa/commerciale, nonché contestazioni, rivendicazioni o istanze legate ad un interesse di carattere personale ovvero aventi ad oggetto questioni interpersonali.

È possibile inviare le segnalazioni Whistleblowing utilizzando gli specifici canali di seguito indicati (disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in lingua italiana ed inglese).

La segnalazione deve contenere una circostanziata descrizione dei fatti e dei comportamenti considerati in contrasto con la normativa indicando, ove possibile, anche i documenti, le regole che si considerano violate e gli altri riscontri utili a condurre l’accertamento sui fatti contestati. Il segnalante ha infine l’obbligo di dichiarare se ha un interesse personale collegato alla segnalazione.

L’azionista è tenuto a fornire, ai sensi dell’art. 46 del Provvedimento unico sul post-trading della Consob e della Banca d’Italia del 13 agosto 2018, la certificazione della legittimazione all’esercizio del diritto, e può richiederla al proprio intermediario.

Il Chief Audit Officer è la struttura incaricata di assicurare il corretto svolgimento del processo.

Al canale principale si rivolgono tutti i segnalanti ad eccezione degli esponenti (per i quali è stato previsto un canale riservato). La segnalazione può essere effettuata, utilizzando la comunicazione:

Scritta, all’indirizzo:

•  segnalazioni.violazioni@intesasanpaolo.com

Orale, tramite un sistema di messaggistica vocale registrata (durata massima della registrazione 3 minuti), ai seguenti numeri:

• +390116799110 per segnalazioni in italiano;
• +390116799112 per segnalazioni in inglese.

Le comunicazioni sono gestite mediante canali specifici, segregati ed autonomi rispetto a quelli ordinari.

Il segnalante può inoltre richiedere, per il tramite dei due canali sopra indicati, un incontro finalizzato ad effettuare la segnalazione. L’incontro sarà fissato entro un termine ragionevole con un incaricato del Team Whistleblowing.

I dati personali e le informazioni acquisite dalla Società del Gruppo Intesa Sanpaolo a cui viene inviata la segnalazione “Whistleblowing” saranno trattati dalla stessa in qualità di Titolare del trattamento per la relativa gestione e saranno conservati non oltre 5 anni dell’esito finale della procedura ed ha quale base giuridica l’adempimento di un obbligo di legge.

Informativa Privacy ai sensi del GDPR (General Data Protection Regulation - Regolamento UE 2016/679).

In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare i canali interni e, al ricorrere di determinate condizioni, possono effettuare una segnalazione esterna direttamente alle Autorità competenti.

É possibile effettuare una segnalazione esterna, per l’Italia, all’Autorità Nazionale AntiCorruzione (ANAC), se ricorre, al momento della sua presentazione, una delle seguenti condizioni:

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alla normativa esterna;
• ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito, dove per seguito si intende l’azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
• ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le segnalazioni esterne all’ANAC possono essere effettuate secondo le modalità previste sul sito istituzionale dell’ente.